DIRECTUM: Управление договорами

 Описание бизнес-решения "DIRECTUM: Управление договорами" (pdf, 670 Кб)

Решаемые бизнес-задачи

По статистике, от 10 до 25% документов в организации — это договорные документы: договоры, приложения к договорам (например, спецификации, план-графики), дополнительные соглашения, протоколы разногласий и протоколы согласования разногласий, входящие счета на оплату, акты и приложения к ним.

Работа с договорной документацией состоит из большого количества этапов: подготовка, согласование, подписание, регистрация, контроль возврата договора от контрагента. Часто прохождение этих этапов занимает длительное время и не всегда соответствуют утвержденным в организации регламентам (если они существуют). При этом в работу с договорами вовлечены ключевые сотрудники организации, квалификация и время которых особенно ценны: руководители подразделений, бухгалтерия и финансовая служба, сотрудники отделов, ответственные за заключение договоров.

Очевидно, что договорная работа является основой ведения любого бизнеса. От того, насколько эффективно она построена, во многом зависит конкурентоспособность и имидж организации.

Для построения эффективной работы с договорами всех сотрудников создано специализированное бизнес-решение — "DIRECTUM: Управление договорами".

Основная задача при внедрении бизнес-решения — не просто автоматизировать процесс управления договорами, а, используя опыт и лучшие практики, определить наиболее оптимальный вариант работы для конкретной организации, регламентировать бизнес-процессы и провести внедрение технического решения.

Решение "DIRECTUM: Управление договорами" направлено на оптимизацию ключевых бизнес-процессов работы с договорами, что позволяет решать следующие бизнес-задачи:

• Согласование договорных документов, включающее разработку проектов договоров, их согласование во всех инстанциях (юридический отдел, бухгалтерия, финансовый отдел, служба безопасности и др.), дальнейшее утверждение и подписание ЭЦП с учетом полномочий подписывающего лица в соответствии с регламентами (сумма договора, категория договора и др.).
• Формирование листа визирования на основе электронных подписей (ЭЦП) договорных документов.
• Регистрация договорных документов, обеспечение отправки контрагентам и контроль их возврата.
• Надежное хранение всех договорных документов в соответствии с правами доступа на период исполнения обязательств по договору и архивное хранение в дальнейшем.
• Оперативный поиск договоров по заданным реквизитам и по тексту документа, формирование комплектов документов по каждому договору и навигацию по ним.
• Ведение шаблонов договорных документов, включающее разработку, согласование, утверждение и публикации шаблонов и образцов.
• Подготовка отчетности в различных разрезах по договорной работе.

Исходя из решаемых задач, основными бизнес-заказчиками решения могут выступать высшее руководство, договорной отдел, юридический отдел. Кроме того, при внедрении бизнес-решения заинтересованными лицами выступают руководители подразделений, сотрудники, ответственные за ведение договоров, бухгалтерия и финансовая служба.

Работа с бизнес-решением

Бизнес-решение "DIRECTUM: Управление договорами" делает все этапы работы с договорными документами прозрачными, управляемыми и контролируемыми.

Подготовка проекта договора. Сотрудник, ответственный за договорной документ, создает его на основе шаблона или на основе существующего документа (документ может быть взят из файлового хранилища или e-mail, с факса или потокового сканера, благодаря службам DIRECTUM Capture Services).

На этапе создания документ находится в стадии "Инициация". В процессе прохождения согласования, стадия жизненного цикла договора меняется автоматически ("Внутреннее согласование", "Действующий", "Согласование с контрагентом" и др.). Это обеспечивает повышение оперативности обработки договорных документов и исключение ошибок, связанных с неактуальной информацией.

Согласование договора. После создания проекта договорного документа, наступает этап согласования. На этом этапе ответственный сотрудник направляет проект договорного документа на согласование, используя возможности workflow.

Благодаря использованию типовых маршрутов, согласование договора происходит в строго определенной последовательности (задается для каждой категории договорных документов) с контролем сроков этапов согласования.

В процессе согласования используется ЭЦП, позволяющая визировать и утверждать договорные документы. Использование ЭЦП гарантирует как неизменность подписанного документа, так и авторство подписи на электронном документе.

Процесс согласования договорных документов отражается в специальном отчете "Лист согласования", который содержит итоговые подписи и замечания, возникшие у визирующих в процессе согласования. При необходимости лист согласования может быть распечатан, подписан "живой" подписью и приложен к соответствующему отчету по работе с договорным документом.

Регистрация договора. Для регистрации электронного договорного документа создается запись в справочнике "Договоры". Регистрационный номер присваивается автоматически в соответствии с принятыми в организации правилами.

Все договорные документы (акты, спецификации, дополнительные соглашения, приложения и т.д.), относящиеся к определенному договору, автоматически связываются с карточкой договора, что позволяет в любой момент времени быстро получить доступ ко всему набору договорных и сопутствующих документов.

Контроль согласования договоров. Ответственный за договор сотрудник всегда может проконтролировать ход согласования договорного документа, используя возможности workflow и разнообразные отчеты.

При необходимости оперативно найти электронный документ по бумажному аналогу и отследить, на каком этапе согласования он находится, используется технология быстрой идентификации DIRECTUM RapID и штрих-кодирование бумажных документов.

Также для ответственных сотрудников можно настроить напоминания о приближении контрольных дат, этапов и сроков договора.

Контроль исполнения обязательств по договору. В ходе выполнения обязательств по договору появляется ряд сопутствующих договорных документов: акты, графики, дополнительные соглашения, сметы, спецификации и т.д. Чтобы эти документы не хранились разрозненно, бизнес-решение "DIRECTUM: Управление договорами" позволяет связывать их между собой. Согласование договорных документов, появляющихся в ходе исполнения договора, проходит аналогично согласованию основного договора (возможно, по своим типовым маршрутам).

В карточке договора имеется возможность определения и задания этапов исполнения договора с указанием дат начала и завершения каждого этапа. Это позволяет отслеживать сроки действия этапов договора и обеспечить их исполнение.

Готовый набор коннекторов DIRECTUM позволяет интегрировать бизнес-решение с различными ERP-системами (SAP R/3, Microsoft Dynamics AX, 1C: Предприятие 8.x, Галактика и др.). Такая интеграция обеспечивает не только синхронизацию справочников (например, Контрагенты), но и отправку данных договора в учетную систему с автоматическим созданием в ней соответствующей записи. Интеграция позволяет избежать двойного ввода данных, а также дает возможность просмотра текста договора, хранящегося в DIRECTUM, из ERP-системы.

Бизнес-эффект

С помощью бизнес-решения "DIRECTUM: Управление договорами" процессы работы с договорами значительно упрощаются и становятся управляемыми, предсказуемыми и контролируемыми. Уменьшаются риски срыва сроков согласования договорных документов, так как согласование договора проходит через всех необходимых участников процесса с контролем сроков согласования. Обеспечивается централизованное хранение информации по договорам с учетом гибкого разграничения права доступа.

В итоге достигается значительный эффект как для организации в целом, так и для отдельных категорий сотрудников.

Высшее руководство:

• Ускорение процесса заключения договоров.
• Повышение внутренней безопасности работы с договорными документами.
• Сокращение вероятности наступления договорных рисков, связанных с недостаточной проработкой условий договора (например, срыв поставок, задержки сроков выполнения работ, возникновение судебных споров и штрафов).
• Повышение эффективности использования рабочего времени сотрудниками, участвующими в договорных процессах.
• Сокращение затрат на расходные материалы.
• Сокращение случаев утерь договорных документов и их копий.
• Повышение контроля исполнения договорных обязательств.

Юридический отдел:

• Контроль корректности содержания договоров.
• Контроль использования утвержденных шаблонов договорных документов.
• Использование централизованного хранения всех договорных документов и их версий.
• Контроль соблюдения регламентов согласования договорных документов.
• Предупреждение применения штрафных санкций и минимизация возникновения спорных ситуаций.

Договорной отдел:

• Упрощение доступа ко всему пакету договорных документов (досье).
• Оперативный контроль состояния согласования/заключения договоров.
• Упрощение подготовки и анализа сводной информации по договорным документам в различных разрезах и формирование отчетности.

Руководители подразделений:

• Контроль загрузки исполнителей по договорам.
• Контроль соблюдения регламентов согласования договорных документов.
• Упрощение доступа ко всему пакету договорных документов (досье).
• Контроль выполнения задач/нормативов структурного подразделения.

Сотрудники, ответственные за договорную работу:

• Сокращение как общей длительности согласования договорных документов, так и длительности отдельных этапов.
• Использование единого реестра контрагентов и контактных лиц контрагентов.
• Упрощение и ускорение подготовки текстов договоров и сопутствующих документов.
• Упрощение доступа ко всему пакету договорных документов (досье).
• Оперативный контроль состояния согласования/заключения договоров.

Бухгалтерия/финансовая служба:

• Упрощение доступа ко всему пакету договорных документов (досье).
• Упрощение планирования оплат по договорам.

Для объективной оценки эффективности процесса управления договорами в организации, при внедрении бизнес-решения выделяются специальные показатели эффективности:

Состав бизнес-решения

Бизнес-решение "DIRECTUM: Управление договорами" состоит из трех элементов: услуг бизнес-консалтинга и внедрения, методических материалов и технического решения.