Решаемые бизнес-задачи

Во многих организациях стоит задача управления проектами — внутренними и внешними, ориентированными на клиентов и заказчиков.

Если количество одновременно ведущихся проектов достигает семи и более, а для управления проектами выделено несколько руководителей проектов — необходимо иметь и соблюдать регламенты, определяющие порядок действий при управлении проектом, а также правильно организовать взаимодействие участников проекта.

Бизнес-решение "DIRECTUM: Проектный документооборот" направлено на повышение эффективности управления проектами за счет поддержки документационного обеспечения проектов и взаимодействия участников проекта на протяжении всего жизненного цикла проекта.

Основная задача при внедрении бизнес-решения — не просто автоматизировать процесс управления проектами, а, используя опыт и лучшие практики, определить наиболее оптимальный вариант работы для конкретной организации, регламентировать бизнес-процессы и провести внедрение технического решения.

Бизнес-решение "DIRECTUM: Проектный документооборот" направлено на повышение эффективности управления проектами за счет поддержки документационного обеспечения проектов и взаимодействия участников проекта на протяжении всего жизненного цикла проекта, что позволяет решать следующие бизнес-задачи:

• Соблюдение и контроль процедур управления проектами: использование стандартных форм и шаблонов проектных документов; подготовка и согласования всех документов, необходимых для старта проекта с использованием жестких маршрутов в соответствии с регламентами; утверждение документов проекта ЭЦП; оповещение участников, руководство и других заинтересованных лиц об этапах и ходе проекта; контроль сроков и бюджета этапов проекта и всего проекта.
• Работа с планом проекта: разработка и согласование плана проекта с использованием систем управления проектами (Microsoft Project, Primavera и пр.), согласование с заинтересованными лицами, подписание итоговой версии ЭЦП; внесение изменений и согласование их в новой версии; одновременная работа с планом проекта нескольких участников проекта; контроль выполнения плана и отклонений.
• Управление рисками проекта: ведение общего перечня рисков проекта; регулярный контроль вероятности наступления и влияния на ход проекта, выработка корректирующих мероприятий; отслеживание выполнения мероприятий по рискам; актуализация перечня рисков по проекту; накопления единой базы рисков.
• Контроль качества и эффективности управления проектом: оповещение о приближении сроков завершения этапов или проекта; контроль соблюдения этапов проекта, наличия отчетности по проекту, выполнения корректирующих мероприятий по рискам, соблюдения сроков и бюджета проекта; контроль полноты выполнения задач проекта.
• Создание архива документов по проекту: классификация документов; формирование регистрационных номеров в соответствии с заданными классификаторами; обеспечение одновременной работы с документами; разграничение прав доступа к документам; контроль жизненного цикла документа и каждой его версии (проект, действующий, устаревший).
• Обеспечение взаимодействия и коммуникаций участников проекта: уведомление участников о старте проекта; выдача и контроль поручений по проекту, отслеживание исполнения этапов проекта; возможность одновременной работы с документами; информирование участников проекта, руководителей, общественности о ходе исполнения проекта (в т.ч. через портал); сохранение истории переписки по решаемым задачам проекта; возможность версионности документов.
• Накопление базы корпоративных знаний в части управления проектами: отслеживание развития внутренних процедур и стандартов по версиям документов; накопление и систематизация артефактов проекта, использование их в других проектах; возможность анализировать эффективность проектной деятельности по накопленной статистике; возможность быстрого обучения и введения в проекты новых участников.

Исходя из решаемых задач, основными бизнес-заказчиками решения могут выступать высшее руководство, руководитель проектного офиса и руководители проектов (Project Managers). Кроме того, при внедрении бизнес-решения заинтересованными лицами выступают сотрудники подразделений, участвующие в проектах, и руководители подразделений (заказчиков проектов).

Бизнес-эффект

С помощью бизнес-решения "DIRECTUM: Проектный документооборот" процессы работы с проектами значительно упрощаются и становятся управляемыми, предсказуемыми и контролируемыми. Решение позволяет эффективно организовать совместную работу сотрудников с документами проекта. Также появляется возможность анализа загрузки сотрудников при работе над проектом (по выданным им заданиям), обеспечивается генерация и хранение отчетности по сотрудникам.

В итоге достигается значительный эффект как для организации в целом, так и для отдельных категорий сотрудников.

Высшее руководство:

• Обеспечение контроля расходования бюджета на проект.
• Обеспечение контроля сроков проекта.
• Повышение прозрачности ведения проекта.
• Повышение контролируемости и эффективности управления проектом.
• Увеличение количества одновременно ведущихся проектов.

Руководитель проектного офиса (офис проектного управления):

• Обеспечение соблюдения регламентов, норм и процедур, гарантирующих качество проекта.
• Упрощение мониторинга сроков и этапов проектов.
• Упрощение доступа к проектной документации, сократить время на поиск.

Руководители проектов (Project Managers):

• Упрощение планирования работ по проекту.
• Упрощение контроля выполнения работ исполнителями на каждом этапе проекта.
• Упрощение контроля соблюдения сроков проектов, этапов, отдельных задач по проекту.
• Упрощение управление ресурсами.
• Эффективное распределение ресурсов в рамках проектов.
• Упрощение соблюдение процедур управления проектами.
• Упрощение создание проектных документов с использованием шаблонов и стандартных форм.

Сотрудники подразделений, участвующих в проектах:

• Упрощение доступа к проектным документам.
• Упрощение ведения совместной работы с документами проекта.
• Упрощение создания проектных документов с использованием шаблонов и стандартных форм.

Руководители подразделений (заказчиков проектов):

• Упрощение контроля хода проектов и достижением результатов.
• Упрощение контроля расхода бюджетов проектов.
• Упрощение контроля качества проектов.

Для объективной оценки эффективности процесса управления проектами в организации, при внедрении бизнес-решения выделяются специальные показатели эффективности:

Состав бизнес-решения

Бизнес-решение "DIRECTUM: Проектный документооборот" состоит из трех элементов: услуг бизнес-консалтинга и внедрения, методических материалов и технического решения.