Описание бизнес-решения "DIRECTUM: Классическое делопроизводство" (pdf, 515 Кб)

Решаемые бизнес-задачи

Любая компания работает со значительным объемом различной корреспонденции: входящими и исходящими письмами, приказами и распоряжениями по основной деятельности и т.д. При этом работа с корреспонденцией состоит из большого количества рутинных этапов, которые должны проходить в соответствии с требованиями Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), являющихся основой традиционной российской технологии делопроизводства.

Однако наряду с традиционным делопроизводством сегодня все больше компаний работает с электронными документами, стандарты управления которыми отличаются от ГСДОУ. Таким образом, у компаний возникает потребность гармоничного и эффективного сближения "бумажного" делопроизводства и электронного документооборота.

Для построения эффективной работы с бумажной документацией и повышения прозрачности делопроизводственных процессов создано специализированное бизнес-решение — "DIRECTUM: Классическое делопроизводство".

Основная задача при внедрении бизнес-решения — не просто автоматизировать процесс делопроизводства, а, используя опыт и лучшие практики, определить наиболее оптимальный вариант работы для конкретной организации, регламентировать бизнес-процессы и провести внедрение технического решения.

Бизнес-решение "DIRECTUM: Классическое делопроизводство" направлено на оптимизацию ключевых бизнес-процессов работы с бумажной документацией, что позволяет решать следующие бизнес-задачи:

• Организация работы с входящими документами: первичная сортировка и классификация документов, регистрация, вынесение резолюций и поручений по документу, контроль местонахождения оригиналов документов и выдачи бумажных копий.
• Работа с внутренними документами (приказы/распоряжения): разработка, согласование, подписание, регистрация документа, а также ознакомление сотрудников с внутренними документами и контроль местонахождения оригиналов документов и выдачи бумажных копий.
• Контроль исполнения поручений/резолюций руководства по входящим и внутренним документам.
• Работа с исходящими документами: разработка, согласование и регистрация документа, организация отправки адресату и формирование реестра почтовых отправлений.
• Организация работы с номенклатурой дел (создание, хранение, списание, уничтожение).
• Выполнение поисков электронных документов и регистрационно-контрольных карточек по различным параметрам.
• Получение необходимых стандартных форм и журналов.
• Подготовка отчетности по документообороту организации.

Исходя из решаемых задач, основными бизнес-заказчиками решения могут выступать высшее руководство, служба делопроизводства (канцелярия), секретари-референты (помощники) руководителей. Кроме того, при внедрении бизнес-решения заинтересованными лицами выступают руководители подразделений и сотрудники, ответственные за делопроизводство в подразделениях.

Работа с бизнес-решением

Бизнес-решение "DIRECTUM: Классическое делопроизводство" делает все этапы работы с документами прозрачными, управляемыми и контролируемыми.

Ведение номенклатуры дел и журналов регистрации. При подготовке документов для передачи в архив по каждому номенклатурному делу можно автоматически распечатать обложку дела, а также опись документов дела из соответствующего справочника. Это значительно сокращает время на подготовку документов для архивного хранения.

Гибкая система нумерации позволяет присваивать номер документу в разрезе электронного журнала регистрации. Для каждого журнала задается произвольный способ автоматической нумерации документов внутри журнала. Номер может включать в себя код подразделения, код журнала, а также любой другой необходимый реквизит.

Регистрация документов. Для регистрации документов используются регистрационно-контрольные карточки (РКК), которые содержат все первичные данные (корреспондент, подразделение организации, представитель организации, дата регистрации, регистрационный номер, тема и краткое содержание документа, способ доставки и т.д.), а также необходимую информацию о состоянии любого бумажного документа организации (местонахождение, состояние исполнения и т.д.). Для исходящих документов можно указать список рассылки по организациям.

В бизнес-решении реализована возможность регистрации документов как от организаций, так и от граждан.

Для организаций, использующих децентрализованную регистрацию документов, в справочниках предназначены места регистрации — рабочие места секретарей и сотрудников канцелярии. Каждое место регистрации может обслуживать одно или несколько подразделений. По местам регистрации возможно разграничение прав доступа к данным.

При перемещении документа между подразделениями на каждом месте регистрации может заводиться своя РКК. Таким образом, появляется цепочка РКК, по которой можно отследить движение бумажного документа не только между сотрудниками внутри подразделения, но и между подразделениями.

Кроме того, через РКК осуществляется взаимосвязь зарегистрированных документов системы между собой: "В ответ на", "Во исполнение" и т.д.

Процедура регистрации проста и заключается в заполнении необходимых полей РКК, при этом регистрационный номер присваивается автоматически.

При регистрации непосредственно из РКК возможно занесение отсканированного (электронного) документа в систему с автоматическим присоединением его к РКК. Для оперативного занесения большого объема документов используются службы ввода DIRECTUM Capture Services, обеспечивающие поточное занесение документов в систему. В дальнейшем РКК, как и занесенный электронный документ, легко может быть найдена по штрих-коду на бумажном аналоге документа, благодаря технологии быстрой идентификации DIRECTUM RapID.

По данным РКК распечатываются журналы входящих и исходящих документов. Более того, для исходящих документов можно автоматически сформировать и распечатать наклейку на конверт.

Движение и исполнение документов. После регистрации входящий документ проходит этапы рассмотрения, вынесения резолюции, постановки на контроль и исполнения документа. При этом дальнейшая работа исполнителей с документом может вестись полностью в электронном виде. Это значительно сокращает затраты времени исполнителей и предотвращает случайную потерю оригинала.

В зависимости от стиля работы руководителя документ рассматривается или в бумажном, или в электронном виде.

На основании резолюции, вынесенной руководителем, документ может быть поставлен на контроль с назначением исполнителей, поручений и сроков.

Для автоматизированных исполнителей секретарь или сам руководитель может быстро создать задачу — т.е. назначить работы по документу - прямо из РКК, используя возможности workflow. Работа с задачами позволяет максимально полно использовать возможности системы по контролю исполнения поручений:

• фиксация полной переписки по исполнению поручений;
• возможность отправки на доработку;
• гибкая настройка маршрутизации и т.д.

Впоследствии по задачам, связанным с РКК, можно быстро воссоздать историю работы над документом, процедуру согласования, обоснование принятого решения.

Для неавтоматизированных пользователей поручения можно распечатать. В этом случае ход работ в РКК будет отображать ответственный сотрудник (например, секретарь).

При работе с электронными документами все перемещения документов осуществляются через задачи, при этом на специальной закладке РКК фиксируется местонахождение бумажного документа в любой момент времени. Это позволяет оперативно находит бумажный оригинал документа через РКК.

По тем же принципам строится и работа с исходящими и внутренними документами.

Поиск и анализ информации. С момента регистрации любого документа можно найти как его регистрационную карточку вместе с информацией о местонахождении и процессе исполнения документа, так и сам электронный документ. Осуществляется поиск по регистрационным номерам, корреспонденту, автору резолюции, а также по всем реквизитам РКК и их произвольному сочетанию.

Кроме того, в системе предусмотрены специализированные отчеты, существенно повышающих эффективность работы пользователей: Документы на рассмотрении, Просроченные поручения, Документы, подлежащие возврату, и т.д.

Бизнес-эффект

С помощью бизнес-решения "DIRECTUM: Классическое делопроизводство" процессы работы с документами значительно упрощаются и становятся управляемыми, предсказуемыми и контролируемыми. Бизнес-решение обеспечивает повышение эффективности работы организации при полном соответствии отечественным традициям и стандартам делопроизводства. Все возможности бизнес-решения могут использоваться в различных комбинациях "бумажных" и "электронных" этапов работы с документами. При этом традиционное "бумажное" делопроизводство гармонично вписывается в электронный документооборот организации с развитыми горизонтальными связями.

В итоге достигается значительный эффект как для организации в целом, так и для отдельных категорий сотрудников.

Высшее руководство:

• Повышение контроля исполнения резолюций и поручений.
• Упрощение подготовки отчетности по исполнительской дисциплине.
• Ускорение передачи документов на рассмотрение/исполнение.
• Ускорение получения информации об исполнении документов.
• Организация безопасной работы с конфиденциальными документами.
• Сокращение расходов на расходные материалы.

Служба делопроизводства (канцелярии):

• Упорядочивание работы с документами в организации.
• Упорядочивание регистрации документов в организации.
• Упрощение контроля исполнения резолюций и поручений.
• Упрощение отслеживания переписки (соблюдение сроков ответов, запрашиваемой информации).
• Повышение сохранности и исключение потери документов.
• Ускорение поиска зарегистрированных документов.
• Ускорение поиска зарегистрированных документов и информации о местонахождении.
• Минимизация количества бумажных копий документов.
• Упрощение формирования стандартных форм и журналов (наклейки на конверты, РКК, журналы, номенклатура и пр.).
• Ускорение и упрощение подготовки отчетности по документообороту и исполнению документов для руководства.

Секретари-референты (помощники) руководителей:

• Упрощение контроля исполнения поручений и резолюций руководителя.
• Упрощение и ускорение подготовки отчетности для руководителя об исполнении поручений и резолюций.
• Упорядочивание регистрации документов (факсов, электронных официальных писем) и упростить контроль местонахождения оригинала.
• Ускорение поиска документов по запросу руководителя.

Руководители подразделений:

• Сокращение длительности подготовки и согласования исходящих и внутренних документов.
• Повышение оперативности получения поручений от руководства.
• Упрощение контроля исполнения выданных резолюций и поручений.
• Ускорение процесса согласования, рассмотрения и регистрации документов.

Ответственные за делопроизводство в подразделениях:

• Минимизация количества потерь документов.
• Упорядочивание регистрации документов в подразделениях.

Для объективной оценки эффективности делопроизводства в организации, при внедрении бизнес-решения выделяются специальные показатели эффективности:

Состав бизнес-решения

Бизнес-решение "DIRECTUM: Классическое делопроизводство" состоит из трех элементов: услуг бизнес-консалтинга и внедрения, методических материалов и технического решения.